新版图纸发往停用邮箱，不能仅凭客户已发送或工厂没看见分责。应核旧邮箱是否仍属指定收件系统、邮件是否进入该系统、邮箱变更有没有按约通知，以及新版要求是否已有效改变合同。先保存原始邮件、退信和生产工单，用邮件到达与实际开工的时间关系判断哪些损失可以避免。

先还原四个时间点

以南海五金零件加工为例，假设厂方原来用业务邮箱收图，员工离职后内部停用该账号，客户仍将新版孔位图发往该地址。车间按旧工单加工完毕，客户验货时才指出孔位与新版不同。这一假设至少需要还原邮箱变更通知、新图投递、版本确认、车间加工四个时间点。

邮箱在内部标成停用，可能只是无人查看，也可能停止接收并退信，或者仍可接收并自动转发。几种状态对证明邮件是否到达的意义不同。业务员口头说“这个邮箱早不用了”，不能代替服务器记录；客户展示发件箱，也未必证明邮件已进入对方指定系统。

生产时间不能只用成品出库日期代替。领料、程序编制、首件加工、批量投产分别发生在何时，会影响变更造成的实际费用。新版邮件在材料尚可调整时到达，与成品已全部完成后到达，对返工损失的解释明显不同。

到达约定邮箱，未阅读也可能发生效力

《民法典》第一百三十七条对数据电文作了区分：相对人指定特定系统接收的，数据电文进入该系统时生效；未指定特定系统的，以相对人知道或者应当知道电文进入其系统时生效。当事人对生效时间另有约定的，按约定处理。主张邮件已经生效的一方，应准备收件系统约定和投递依据，并核对合同是否另设生效节点。

如果合同仍指定原业务邮箱接收图纸变更，厂方仅内部停止使用，且新版通知已进入该系统，厂方不能单凭无人阅读就当然否认到达效力。员工离职、交接遗漏属于需要查明的管理事实，并不自动改变客户已被告知的通知地址。

如果厂方已按合同方式通知改用新邮箱，并完成约定的地址变更程序，客户仍向旧地址发送，则应核旧地址是否还具有约定收件地位、客户是否知道变更，以及厂方是否通过自动转发或其他渠道实际获悉。不能把停用通知一发出，就视为对方已经收到并认可了所有变更。

若邮件被退回、附件缺失或无法辨认，应保留退信原文和附件状态。客户收到明显的投递失败提示后仍不补送，可能影响责任判断；工厂已经在其他沟通中收到同一新版并确认的，也不能只抓住旧邮箱问题否认知悉。两边均应提交完整往来，避免单独截取一封有利邮件。

邮件到达后，还要核对合同变更机制

邮件能够证明某项要求已被传达，却未必证明双方已同意全部新要求。《民法典》第五百四十三条以协商一致为合同变更的基础；第五百四十四条规定变更内容约定不明确的，推定未变更。图纸通知的到达，与合同内容是否已经变更，需要分别审查。

合同若明确约定客户可以在特定生产节点前，按指定方式下发约定范围内的图纸更新，应核新版是否符合该机制。若约定改尺寸、材料或数量必须双方书面确认，就要继续查厂方的回复及后续履行，不能将发送附件直接等同于变更完成。通知要求与原订单差异较大，涉及价格、交期或工艺时，更应核清哪些事项已有合意。

客户给邮件附件命名为最终版，也不能单方面消除之前版本的约束。应比对附件内的版号、零件编号、修改说明及适用批次。新版只适用于下一批订单，与要求当前在制品立即改图，承担的义务不同；这一差别应在确认函或生产指令中写明。

返工费用按变更时的生产状态核算

在新版已依约生效并适用于当前订单，厂方仍因内部漏转邮件按旧图继续生产的情况下，应审查其履行不符与返工损失之间的联系。把当时已经完成、收到通知后仍继续加工、尚未动工的数量分开，才能判断损失从哪里产生，不能只拿整批订单总价计算。

若客户在加工中改变原有要求，《民法典》第七百七十七条规定定作人中途变更承揽工作要求造成承揽人损失的，应当赔偿损失。工厂应说明原图加工当时有合同依据，哪些投入因变更报废，以及是否还能返修或转用。该规则不意味着客户只要发过新版，就必须承担厂方在有效变更后继续错误加工的全部费用。

双方都存在违反合同的行为时，第五百九十二条要求各自承担相应责任；一方违约造成损失，对方对损失发生也有过错的，可以减少相应赔偿。适用时须具体指明未履行的义务或过错与损失的联系，不能因为双方沟通都不顺畅就随意各承担一半。

发现版本争议后，应尽快共同盘点在制品和成品，核对仍可调整的工序。依第五百九十一条，因未采取适当措施扩大的损失不得请求赔偿，合理减损费用可由违约方负担。双方可协商暂停受影响工序、转做不受影响部分或实施返修，记录决定及成本；争议本身并不当然授权任何一方停止全部无关订单。

佛山孟翔律师实务提醒

对准备提出返工费或质量索赔的企业，孟翔律师建议把邮件证据与车间记录放在同一条时间线上：保留原始邮件及完整邮件头、投递失败提示、邮箱变更通知、实际附件，再对应工单版号和工序开始时间。只打印邮件正文而没有附件，或者只保存修改后的图纸，都会使新版内容和到达时点难以核实。

诉前还要核对合同相对方、约定通知条款和争议解决方式，并分别列明客户要求变更的费用与工厂漏执行变更的损失。双方继续合作的，可确认一个仍有效的工程收件地址及备用联系人，规定每次更新对应的订单、版号和在制品范围。恢复争议批次生产前，让采购与车间使用同一份已确认版本，留下明确的放行记录。

法律依据：[《中华人民共和国民法典》](https://www.beijing.gov.cn/zhengce/zhengcefagui/202006/t20200602_1913330.html)第一百三十七条、第五百四十三条、第五百四十四条、第五百九十一条、第五百九十二条、第七百七十七条。