客户更换电子打样确认人，印刷厂应同时核对人员权限和文件版本。可靠电子签名可以证明相应签署的效力，但不能单独证明签署人有权代表客户确认所有事项。原人员在有权期间完成的有效确认，不因后来换人当然失效；换人后新增修改，则要由届时有权的人确认，并明确批准的文件及投产范围。

假设佛山一家包装印刷厂收到客户设计师签署的电子打样单，准备按第三版制版。当天采购员又在群里发了第四版附件，表示“设计师已经离职，以后找新同事”。新同事只回复“收到”，车间却认为换人不影响既有签名，直接用了第四版。若成品出现争议，保存第三版的签名截图，并不能回答第四版究竟由谁批准。

验证签名，也要读被签署的内容

[《电子签名法》](https://www.miit.gov.cn/jgsj/zfs/fl/art/2022/art_e3f623f70c23497e88a941170093446a.html)第十三条规定可靠电子签名的条件，包括签名制作数据专有、签署时由签名人控制，以及签名和数据电文后续改动能够被发现等；当事人也可以选择符合约定可靠条件的电子签名。第十四条赋予可靠电子签名与手写签名或者盖章同等的法律效力。

因此，不能见到PDF上有姓名、红色印章图案，就直接按可靠电子签名处理。印刷厂应保存可验证的已签文件及对应验证资料，核对签署身份、时间和内容完整性。单纯粘贴的签名图片是否能证明意思表示，应结合其他证据判断；没有达到可靠电子签名条件，也不等于相关电子记录必然无效或者不能作为证据。

更容易被遗漏的是签署范围。打样单写“文字及图案确认”，不当然等于确认材料厚度、印刷数量、报价和交货期；屏幕文件确认也未必覆盖实物色样效果。双方宜在打样流程中分别标注确认对象、尚待实物核样的事项及哪些确认可以触发制版或量产，不让技术签样顺带承担没有谈妥的商业变更。

人员变更，要沿着时间判断权限

[《民法典》](https://www.court.gov.cn/zixun/xiangqing/233181.html)第一百六十二条规定代理人在权限内以被代理人名义实施行为的效力；第一百七十条规定工作人员在职权范围内以单位名义实施行为的归属，并保护善意相对人不受单位内部职权限制作对抗。签署平台验证了某个人的身份，与该人是否有权决定这批订单，是两项不同的核查。

收到换人消息后，先确认通知来自谁、指向哪些订单、从何时变更、原权限是全部终止还是仅调整某项业务。请客户通过已约定或可核实的正式渠道确认新人员及权限范围，并把信息同步给接单、设计和生产岗位。群昵称改变或者新人加入，不足以自动说明其能批准增加数量、改价和承担重印费用。

历史已完成的签样要按签署当时的权限、内容及实际履行判断，不能因为原员工离职就全部删除重来。对于撤权后仍由旧人员签署的文件，则应审查是否存在追认或其他有效代理基础。第一百七十一条规定无权代理的效力及追认规则，第一百七十二条规定有理由相信代理权存在时的表见代理规则，两者不能被简化为“老客户联系人一直有效”。

印刷厂已经收到明确撤权通知，仍然只因旧账号可以登录而继续采信，其主张合理信赖会面临与之前不同的事实条件。若通知来源不明或新旧指令矛盾，应先向客户核实，暂停受争议变更影响的生产环节，并及时沟通交期安排；不要自行选择对排产最方便的一条指令。确需催告追认的，还应按法律规则处理，不自定“半天不回就算同意”。

文件改过，就重新确认改变的部分

版本控制首先要保证“签的”和“印的”能一一对应。可为每版样稿设置稳定编号，保留原始附件、修改说明及已签文件，记录本次变更的是文字、尺寸、条码、版面还是材料要求。编号是索引，文件校验值可以帮助识别变化，但两者都不能单独证明客户已经接受变更。

第四版如果只改一处文字，也不能把第三版签名图片搬过来继续使用。应让有权确认人对修改后的完整对象作出明确确认，或者按双方已约定的变更程序完成对应确认，并保留前后关联。未修改部分是否延续旧确认，也应说明清楚，以免后来争论“只审了改字，没有重审整个版面”。

生产任务应引用已确认的具体版本，车间取得受控文件后再制版。业务员从聊天记录下载的“最终版”“最终修改版”，如果未经核对，不能直接覆盖生产目录。作废版本应标注停止使用并限制进入生产，同时保留历史记录；保存证据与继续允许生产使用，是两回事。

对于已制版、未开印和已经完成的数量，应分别记录变更通知到达时的状态。客户要求替换内容后，新增制版成本、废弃材料和交期影响，需要结合合同约定及原因协商确认，不能只因新人员接手就默认全部由印刷厂承担，也不能对所有变更一概收费。

留下能够复原签署过程的材料

《电子签名法》第五至第八条分别涉及数据电文的原件、保存及证据审查。证据重点不只是文件看起来一样，还包括内容完整性、发件人识别及生成、储存、传递方式的可靠性。企业宜保留平台可导出的原始签署文件和相关记录，保证以后仍能查阅验证，不能只留一张页面截图。

如果发现原签署账号被多人共用、签名制作数据可能失密，应及时向客户核实并采取相应控制。第十五条要求电子签名人知悉失密或可能失密时及时告知有关各方并终止使用。客户人员更换时，可以据此检查旧凭证处置与新权限设置，但不能由印刷厂冒用旧账号替新人员补签。

佛山孟翔律师实务提醒

处理换人后的第一张电子打样单时，建议把客户权限通知、当前已签样稿和车间生产文件放在一起核对：人是否有权，签署是否对应这版，批准内容是否足以启动当前工序。任何一项对不上，就写明具体缺口并请客户确认，不要只问一句笼统的“能不能印”。

争议已经发生时，按签署、修改、撤权通知、文件下发和实际开印的先后顺序整理材料。旧稿原件、撤权消息和设备生产记录都应保留，尤其不要为了让时间顺序整齐而覆盖附件或倒填确认日期。只有还原当时可获得的信息，才能判断哪一方的通知、确认或执行出现了偏差。

孟翔律师主要执业地为广东佛山，现任广东尚尧律师事务所执行主任，兰州大学法律硕士。